Bien utilisé, un calendrier éditorial sur Trello vous permet de diffuser vos contenus auprès de votre audience de façon fluide et efficace. Dès lors que vous rédigez des articles de blog de manière régulière ou des posts sur les réseaux sociaux, vous avez besoin d’un outil pour tout gérer et planifier. Dans cet article, je vous explique pourquoi Trello est l’outil idéal pour votre stratégie éditoriale. Vous trouverez également des modèles de calendrier à télécharger en bas de page.
Qu’est-ce qu’un calendrier éditorial ?
Un calendrier éditorial est un outil indispensable pour organiser la création de contenu sur votre site web ou vos réseaux sociaux.
Il prend souvent la forme d’un tableau dans lequel sont répertoriés les différents types de contenus que vous avez prévu de créer dans le cadre de votre stratégie de content marketing.
Votre calendrier est régulièrement mis à jour en même temps que votre production de contenu évolue : liste d’idées, rédaction, optimisations SEO, programmation, mise en ligne…
Cette vision d’ensemble vous permet de développer du contenu de façon efficace tout en respectant votre charte éditoriale.
L’intérêt d’utiliser Trello pour votre calendrier éditorial
Alors que Notion a plus que jamais le vent en poupe, je fais partie de ceux qui préfèrent rester sur Trello pour gérer leur production éditoriale.
La raison principale est que je le trouve extrêmement simple d’utilisation, contrairement à Notion qui embarque beaucoup de fonctionnalités. Avec Trello, pas besoin de faire une formation pour apprendre à s’en servir ?
Au bout du compte, quand je fais la liste de ce qui m’est vraiment utile pour ma gestion éditoriale, à savoir :
- Rassembler tous les médias d’un même contenu sur un item
- Avoir une visibilité sur tous mes articles de blog
- Analyser la diversité des formats de contenus que je propose
Je me rend très vite à l’évidence qu’un outil comme Trello coche toutes ces cases !
Comment créer un calendrier éditorial sur Trello ?
1. Créez un tableau
Comme je l’expliquais précédemment, un calendrier éditorial n’est ni plus ni moins qu’un tableau dans lequel sont centralisés les contenus rédactionnels et/ou visuels que vous souhaitez offrir à votre audience.
Si votre production de contenu est dense, vous pouvez créer un tableau pour chacun de vos supports de communication (j’y reviendrai un peu plus bas dans l’article avec les différents modèles de calendriers éditos).
Pour cela, rien de plus simple : une fois votre compte créé, il vous suffit de cliquer sur « Créer un tableau » via l’onglet du même nom situé dans le menu à gauche de votre tableau de bord.
2. Ajouter des listes
Une fois votre tableau créé, vous allez pouvoir créer différentes listes.
Sur Trello, une liste est une colonne qui contient des cartes (chaque carte correspondant à un contenu, mais j’y reviendrai juste après).
La typologie de vos listes est à choisir en fonction de votre stratégie éditoriale et de vos préférences en matière d’organisation :
- une liste par semaine qui centralise les contenus de tous vos supports (blog, réseaux sociaux, newsletter par exemple)
- une liste par format de contenu : une pour vos articles de blog, une autre pour vos posts et encore une autre pour vos emails marketing
- une liste par étape de votre process de création éditoriale
Pour comprendre concrètement comment fonctionnent ces différents modèles de listes, je vous invite à lire juste en dessous la section sur les modèles de calendriers éditoriaux à choisir.
3. Ajouter des cartes
Une carte = un contenu.
C’est ainsi que fonctionne le calendrier éditorial sur Trello. Vous l’aurez compris, ce contenu peut varier en fonction de votre plan éditorial.
Ce qui est intéressant avec les cartes sur Trello, c’est qu’elles fourmillent de fonctionnalités très utiles pour votre planification de contenu.
En voici quelques-unes :
- Le titre et la description : ces champs vous permettent de renseigner votre contenu textuel (il peut s’agir de votre contenu en entier ou d’un résumé).
- La checklist : très pratique, elle fait office de to-do pour ne rien oublier sur les modifications ou améliorations que vous souhaitez apporter à votre contenu.
- Les étiquettes : elles permettent de mettre un tag sur votre carte, visible directement depuis le tableau (sans avoir à cliquer sur la carte). Les étiquettes peuvent correspondre à des supports de communication, des catégories de contenu ou des thèmes éditoriaux par exemple.
- Les commentaires : particulièrement utiles si vous travaillez en équipe. Si vous taggez un membre de votre tableau sur une carte, celui-ci reçoit une notification par e-mail.
- Les pièces-jointes : cette fonctionnalité vous permet d’ajouter un document PDF ou des images à votre carte depuis votre ordinateur ou un espace Cloud (Google Drive, Dropbox, OneDrive…)
4. Définir des dates
Ajouter une date à vos cartes Trello vous sert à 2 choses :
- Avoir une vue globale de la planification de vos contenus en fonction de si la date est passée ou à venir
- Transformer votre tableau à listes en véritable calendrier :
Pour ce faire, vous devez activer ce qu’on appelle un Power-up. Autrement dit, une fonctionnalité qui va permettre à votre tableau d’être méga puissant ?
Rendez-vous dans la section « Astuces de pro » pour voir comment l’activer.
5. Attribuer des tâches
La fonctionnalité « Membres » vous permet d’affecter des membres de votre équipe sur vos différentes cartes (par exemple : le ou la graphiste en charge des contenus visuels de votre site ou de vos réseaux sociaux).
Pour que cela fonctionne, vos collaborateurs doivent posséder un compte Trello et avoir été invités au préalable sur votre tableau.
C’est une fonctionnalité très basique et à la fois indispensable pour le travail collaboratif.
6. Astuces de pro
Vous l’aurez compris, utiliser Trello comme calendrier éditorial est à la portée de tous tellement l’outil est accessible et rapide à prendre en main.
Toutefois, vous comme moi ne cherchons pas seulement à mettre en place une bonne stratégie éditoriale sur Trello…
Ce qu’on cherche, c’est rendre notre production de contenus rapide, fluide et efficace !
En clair, il s’agit de transformer nos listes de cartes en une machine à contenu ultra-performante ?
Sur Trello, cela est possible grâce à deux super outils : les Power-ups dont je parlais plus haut et les règles d’automatisation.
Voici ceux que j’utilise sur mes propres calendriers éditoriaux :
Le Power-up Calendrier ?️
Il vous permet de transformer votre vue sous forme de listes en véritable calendrier de publication :
Vous pouvez choisir d’afficher votre calendrier au mois ou à la semaine.
Pratique pour avoir une vision globale de vos contenus à paraître et/ou partager votre planning à vos collaborateurs sous forme de capture d’écran.
Les règles d’automatisation ?
Comme leur nom l’indique, les règles d’automatisation sont là pour vous aider à aller plus vite dans l’utilisation et l’édition de votre calendrier de publication. Mettre en place les bonnes règles peut vous faire gagner un temps précieux !
Sur Trello, l’outil d’automatisation s’intitule Butler et il est en anglais.
Personnellement, j’utilise uniquement la fonctionnalité Rules (« règles ») mais il est également possible d’automatiser certaines actions de votre calendrier éditorial en y ajoutant des boutons.
Les règles doivent être ajoutées à la main en associant un événement déclencher (Trigger) à une action spécifique (Action).
Voici un exemple de règle que j’ai définie sur mon Butler :
Ce type d’optimisation ne vous prend que quelques minutes et vous fait gagner un temps fou dans le tri de vos cartes, la mise à jour de votre calendrier éditorial et la mise à jour de votre flux de production.
Choisir un modèle de calendrier éditorial qui vous correspond
Modèle de calendrier par étapes
Il s’agit du calendrier éditorial « classique », très souvent utilisé par les blogueurs ou les social media managers.
Il permet d’avoir une bonne visualisation du process de production de contenu puisque chaque liste correspond à un statut :
- Idées de contenu
- En cours de rédaction
- Visuel à créer
- A optimiser (SEO, sémantique, conversion…)
- Programmé
- Publié
Dans ce modèle, chaque liste correspond à un statut dans lequel se déplacent les cartes au fur et à mesure de leur progression.
Pour aller plus vite, vous pouvez copier des modèles déjà créés et disponibles depuis la bibliothèque Trello.
Je vous mets ici un lien vers un tableau qui correspond au modèle par étapes :
? Calendrier Editorial par Lauren Moon, Responsable Contenu Trello : adapté pour les articles de blog et les posts réseaux sociaux
Modèle de calendrier par format de contenu
Ce deuxième modèle consiste à créer une liste par type de contenu, comme vous pouvez le voir ci-dessous :
C’est un modèle que je n’utilise personnellement pas, car je trouve que l’on perd un peu la dimension de « calendrier » éditorial, les dates pouvant être mélangées.
Modèle de calendrier par date
C’est le modèle que j’utilise pour le contenu de mon profil LinkedIn.
Comme je ne poste pour l’instant qu’une publication par semaine, je n’ai pas besoin de créer beaucoup de listes ni de cartes.
C’est le modèle que propose Alex Vizeo dans sa mini-formation gratuite « La méthode H8 » pour apprendre à créer 1 mois de contenu sur les réseaux sociaux en 8h.
Vous pouvez également en trouver un sur Trello :
? Calendrier éditorial pour les réseaux sociaux d’Anaïs Rambaud, CMA PACA : les listes sont mensuelles et les cartes correspondent aux semaines. Vous pouvez tout à fait l’adapter pour d’autres catégories de contenus.
Conclusion
Trello est un outil gratuit, simple d’utilisation et redoutablement efficace pour gérer votre création de contenus. A condition bien sûr d’utiliser un modèle adéquat et les fonctionnalités qui vous feront vraiment gagner du temps.
Vous utilisez déjà Trello ou un outil similaire pour votre planification éditoriale mais n’arrivez pas à tenir le rythme ? Vous aimeriez savoir quels sont les contenus à forte valeur ajoutée pour votre audience ? N’hésitez pas à m’envoyer un message en utilisant le formulaire de contact ?